روابط عمومی (Public Relations) چیست و چه کاربردی دارد؟

با گسترش و رشد فعالیت ها در کسب و کار های مختلف شاهد هستیم که بخش های متفاوتی به یک مرکز، سازمان یا ارگان های خصوصی و دولتی اضافه می شود یا این که بخش های قدیمی تر با وضایف جدید تر و متفاوت تری به روند فعالیت هایشان ادامه می دهند.

برای مثال از گذشته بخش روابط عمومی در همه سازمان فعالیت می کردند اما امروزه شاهد هستیم که روند فعالیت هایشان با تفاوت هایی همراه است. برای مثال این روز ها بخشی از اقدامات تبلیغاتی از سوی مسئولین روابط عمومی انجام می شود. در حالیکه در گذشته این اقدامات نبود یا این که کمتر انجام می شد.

در این مقاله با ما همراه باشید تا به شما بگوییم که بخش روابط عمومی چیست و چه کاربردی دارد. در بخش های انتهایی نیز به مزایا و معایب فعالیت این بخش یعنی بخش روابط عمومی، در هر سازمانی خواهیم پرداخت. 

روابط عمومی (Public Relations) چیست؟

این روز ها روابط عمومی به یکی از بخش های مهمی در تمامی سازمان و شرکت های بزرگ تبدیل شده است که باعث می شود روند بخشی از فعالیت ها به درستی انجام شود.در واقع کسی که به عنوان مسئول روابط عمومی در یک ارگان، شرکت و موسسه ای مشغول به کار می شود باید اقداماتی را در جهت تسهیل روند ارتباط مشتریان یا ارباب رجوع با شرکت مربوطه انجام دهد.

در روابط عمومی یا (Public Relations) یا  (PR) تکنیک هایی با هدف مدیریت بهتر و هوشمندانه ارتباط مردم و شرکت ها و هر نهاد خدماتی بکار گرفته می شود.

برای مثال کسانی که در بخش روابط عمومی یک شرکت یا موسسه ای فعالیت می کنند می توانند که اخبار و برخی از اطلاعات ضروری مربوط به فعالیت های شرکت را در اختیار افراد قرار دهند. در نتیجه این اطلاعات می تواند تا حد زیادی مشتریان و مخاطبان زیادی را به سمت انواع فعالیت های ارگان ها جذب کند. بنابراین می توان گفت که بخشی از فعالیت های آن ها یعنی مسئولین روابط عمومی به تبلیغات یا روند مارکتینگ نیز مربوط می شود.

روابط عمومی چه کاربردی دارد؟

کاربرد ها در واقع در حیطه وظایف و اقداماتی که از سوی مسئولین روابط عمومی انجام می شود، قرار می گیرد. از مهم ترین فعالیت هایی که در این بخش بسیاری از شرکت ها یا ارگان های خصوصی و دولتی انجام می شود موارد زیر هستند:

• 1.فعالیت های مربوط به نگارش متن سخنرانی های انجام شده در آن ارگان: در برخی از موارد برخی از اعضای یک ارگان که از سمت مهمی برخوردار هستند سخنرانی هایی را انجام می دهند. برای مثال تصور کنید که در یک دانشگاه بزرگ یکی از اعضای اصلی هیئت مدیره سخنرانی داشته باشد. بخش روابط عمومی در صورت نیاز این سخنرانی ها را تبدیل به متن می کند.
• 2.انتشار متن های سخنرانی نیز از دیگر اقداماتی است که می توانند در بخش روابط عمومی انجام دهند. انتشار آن به شکل عمومی باعث می شود که بسیاری از افراد از متن سخنرانی و اهدافی که قرار است در ادامه مسیر دنبال شود آگاه گردند.
• 3.برنامه ریزی روند اقداماتی که از پیش تعیین شده است: برای تحقق یکسری اهداف گاها برنامه ریزی هایی انجام می شود که باید برطبق برنامه تعیین شده پیش رود. بنابراین روابط عمومی در جهت پیاده سازی برنامه ها و استراتژی ها حرکت خواهد کرد.
• 4.برنامه ریزی کمپین های مختلف از جمله کمپین های تبلیغاتی
• 5.واحد ارتباط با مشتریان و کاربران
• 6.واحد رسیدگی به شکایات و پیشنهادات مخاطبین
• 7.پاسخ گویی به تمامی سوالاتی که برای برخی از کاربران پیش آمده است.
• 8.ارائه اطلاعات تکمیلی به تمامی مشتریان و کاربرانی که به نحوی با بخش روابط عمومی مرتبط هستند.
• 9.برنامه ریزی برای برگزاری انواع برنامه هایی که قرار است اجرایی شود. مثل برگزاری نمایشگاه های مختلف، تور های مطالعاتی و کنفرانس های مختلف
• 10.ارتباط گیری مستقیم از طریق مصاحبه های مختلف: گاهاً نیاز است که بخش روابط عمومی با برخی از کاربران به عنوان خبرنگار مرتبط شوند و در صورت نیاز به سوال آن ها را پاسخ گو باشند و اطلاعات لازم را در اختیارشان قرار دهند.
• 11.برنامه ریزی برای انجام انواع اقداماتی که با تکنیک های تبلیغاتی مرتبط است.

خلاصه ای از عملکرد یک مسئول روابط عمومی

در ابتدا یکی از مهم ترین اقداماتی که از سوی یک مسئول روابط عمومی انجام می شود این است که دیدگاه ها و افکار عامه مردم را نسبت به کسب و کار و برند شرکت شان مورد بررسی و ارزیابی های دقیق قرار می دهد. در ادامه با این دست ارزیابی ها این امکان برایشان فراهم است که بسیاری از فرصت هایی مناسبی که برای افزایش سود و بهبود کسب و کارشان وجود دارد را شناسایی کنند.

در نتیجه می توانند از پتانسیل هایی که وجود دارد نهایت استفاده را کنند و سرمایه گذاری های تبلیغاتی و اختصاص زمان را انجام دهند. برای روند بازاریابی این امکان فراهم است که با بسیاری از مهم ترین و پرمخاطب ترین رسانه های جمعی که وجود دارد همکاری کنند. در نتیجه می توانند به نفع کسب و کارشان تبلیغات کنند و احتمال افزایش سود و فروش را بیفزایند.

در این مسیر نیز از مهم ترین و اصلی ترین اقداماتی که باید انجام هید ( به عنوان یک مسئول روابط عمومی ) این است که باید نسبت به تغییر و بهبود دیدگاه کسانی که دید مثبتی نسبت به کسب و کارتان ندارند اقداماتی را انجام دهید. زیرا تا زمانی که نتوانید نظرات مثبتی را نسبت به کسب و کارتان ایجاد کنید نمی توانید امیدوار باشید که تعامل های سازنده با مشتریان و کاربران داشته باشید. 

مزایای برخورداری از روابط عمومی

در مواردی برخی از افراد تصور می کنند که مسئولین شاغل در بخش روابط عمومی شرکت ها و ارگان های مختلف فعالیت های چندان اثر گذاری در کلیت یک مجموعه ندارند. در حالیکه این دسته از افراد در خطایی آشکار هستند و از پس پرده انواع اتفاقاتی که توسط این بخش یعنی روابط عمومی رخ رقم می خورد، بی اطلاع اند.

از مهم ترین مزایایی که می توان برای بخش روابط عمومی برشمرد موارد زیر هستند:

• _برخورداری از اعتبار و مقبولیت از سوی عامه مردم:

افراد ترجیح می دهند که دنبال کننده اخبار و اطلاعاتی باشند که از سوی روابط عمومی شرکت ها و موسسه ها و ارگان های مختلف خصوص و دولتی منتشر می شوند. بنابراین این دسته از اطلاعات و اخبار از اعتبار بیشتری برای عامه مردم برخوردار است. زیرا که محتواهای تبلیغاتی فیک و دروغین آن ها را نسبت به این نحوه از آگاهی از فعالیت های ارگان های مختلف بی اعتماد کرده است. طبیعی است که نام تبلیغات یا مارکتینگ یا بازاریابی چندان معنای مثبتی در بین افراد ندارد و دوست دارند که از محتواهای جایگزینی در این زمینه کمک بگیرند.

بنابراین مشاهده می کنید که مسئولین روابط عمومی تا چه حد فعالیت قابل ملاحظه ای دارند که مردم و مخاطبین را نسبت به فعالیت های ارگانی که در آن فعالیت می کنند جذب کرده و تمامی اطلاعات را به صورت صادقانه و دقیق در اختیار آنان قرار دهند.

• _کاهش هزینه های مربوط به اطلاع رسانی در خصوص فعالیت ها و جلب توجه مخاطبین:

در حقیقت هزینه هایی که برای تبلیغات انجام می شود بسیار بالاست. بنابراین زمانی که قرار باشد روند تبلیغات یا مارکتینگ طی گردد، باید هزینه های کلانی به بخش های خصوصی و مراکز مختلف اختصاص داده شود تا یک خبر را به صورت گسترده منتشر سازند. بنابراین برخی از شرکت ها یا بخش هایی که فعالیت های خدماتی انجام می دهند برای این که هزینه ها کاهش داشته باشد از روند روابط عمومی و فعالیت های مسئولین خبره در این بخش بهره مند می شوند. در نتیجه به جای این که هزینه های زیادی صرف تبلیغات گردد به بودجه های بخش روابط عمومی اختصاص می گردد.

روابط عمومی دارای چه معایبی است؟

علیرغم تمامی مزایا و نتایج مثبتی که در نتیجه فعالیت های روابط عمومی اتفاق می افتد این روند نیز می تواند با نتایج منفی ای همراه باشد که از بروز آن ها گریزی نیست. از مهم ترین معایبی که می توان برای روابط عمومی برشمرد موارد زیر هستند:

• _عدم کنترل پذیری روند اطلاع رسانی و انتشار اخبار:

شما تصور کنید که یک بخش دولتی همچون یک دانشگاه دولتی به انتشار اخباری مبنی بر موفقیت در سطح جهانی دست بزند. مثلاً دانشگاه در رنکینگ و رتبه بندی دانشگاه های معتبر جهان رتبه خوبی را بدست آورد. زمانی که این اخبار در رسانه های مختلف انتشار پیدا می کند دیگر افرادی که به هر نحوی با دانشگاه مورد نظر ربط و نسبتی دارند نمی توانند که روند اطلاع رسانی را کنترل کنند. زیرا که رسانه ها هر کدام برای اطلاع رسانی این اخبار را گرفته و به شکل عمومی منتشر می کنند. بنابراین احتمال دارد که در این مسیر بازتاب های منفی ای در خصوص این خبر رخ دهد که ابداً به نفع مسئولین آن دانشگاه نخواهد بود. بنابراین شاید تصور عمومی نسبت به این اخبار متشنج شود. اما در صورتی که پول هایی صرف اخبار تبلیغاتی در رسانه های خاصی می شود کاملاً روند اخبار و اطلاع رسانی کنترل شده پیش می رود و از هیچ سمتی متضرر نخواهند شد.

• _منتفی شدن روند ارزیابی میزان موفقیت کمپین های اجرا شده:

در صورتی که از سوی روابط عمومی کمپین هایی برگزار شود مسئولین توان و امکان این را ندارند که بتوانند روند این کمپین ها را به طور کامل رصد کنند و در نهایت درصدی برای موفقیت آنها بدست بیاورند. بنابراین در این بخش دچار نقص می باشند.

• _کاهش قدرت شما در تضمین انتشار درست محتواهایی که تدوین کرده اید:

برای مثال تصور کنید که یک محتوایی را برای اطلاع رسانی تهیه و تنظیم کرده اید. در این موارد نیاز است که به بخشی از رسانه های با مخاطب بالا مراجعه کنید و از آن ها بخواهید که این اتفاق را برای شما رقم بزنند. در نتیجه نیاز است که از این فیلتر عبور کنید. به هر دلیل اگر رسانه ها آن مطلب را تایید نکنند یا این که تردید داشته باشند که می توانند با آن مطلب توجه ها را به سمت رسانه خود جلب کنند نمی توانیم آنها را متقاعد کنیم که برای انتشار مطلب ما اقدام کنند. بنابراین در این موارد دچار یک ناتوانی و با موانعی جدی روبرو هستیم.

خاتمه

در مقاله ای که در این صفحه مطالعه کردید بسیاری از مهم ترین نکاتی که در خصوص روابط عمومی وجود دارد را در اختیارتان قرار دادیم.  

توصیه می شود که در صورتی که سوالاتی در خصوص مطلب فوق برایتان مطرح است یا این که سوالاتی پاسخ داده نشده برایتان وجود دارد آن را در بخش کامنت ها با ما در میان بگذارید.زیرا که در اسرع وقت کارشناسان ما به سوالات شما رسیدگی خواهند کرد و پاسخ آن ها را در همان بخش قرار می دهند.